שאלון באתר, וואטסאפ תוך פחות מדקה: איך עובדת מערכת הפניות

1.מה קורה ב-39 השניות

מישהו נכנס לאתר שלכם, ממלא את השאלון ולוחץ ״שליחה״. מכאן הכול קורה בלי שמישהו מהעסק נוגע בטלפון.

בריצה שנמדדה ב-19.10.2026, תרחיש האוטומציה התחיל לרוץ פחות משנייה אחרי הלחיצה, ודף התודה באתר נפתח אחרי פחות משנייה. ההודעה בוואטסאפ נשלחה אחרי כ-39 שניות, ונקלטה בטלפון של מי שמילא כשנייה אחר כך. בריצות בדיקה אחרות, ריצה מלאה לקחה 35 עד 46 שניות.

המספר הזה נמדד בבדיקות על המערכת של eDigi. הוא לא ממוצע אצל עסקים. אצלכם הזמן תלוי במספר השלבים בתרחיש, ולכן מודדים אותו שוב אחרי ההקמה. מה שלא משתנה: ההודעה יוצאת כשהפנייה נכנסת, גם כשאתם באמצע עבודה.

1. 0 שניות: לחיצה על ״שליחת השאלון״.
2. פחות משנייה: התשובות מגיעות לכלי האוטומציה, והתרחיש מתחיל.
3. פחות משנייה: מי שמילא רואה את דף התודה באתר.
4. כ-39 שניות: ההודעה בוואטסאפ נשלחת אליו.
5. כ-40 שניות: ההודעה בטלפון שלו.

2.את מי המערכת מכסה, ואת מי לא

המערכת עונה למי שממלא את השאלון באתר. לא לכל מי שפונה לעסק.

מי שמתקשר, מי שכותב לוואטסאפ הפרטי שלכם ומי שמשאיר פרטים בטופס לידים בפייסבוק לא נכנסים אליה. את זה כדאי לדעת לפני שמחליטים.

המערכת עובדת עם מספר וואטסאפ נפרד לעסק, לא עם המספר הפרטי שלכם. מי שכותב למספר הזה בלי שמילא שאלון מקבל קישור לשאלון, ואפשרות לבקש נציג.

המשמעות המעשית: השאלון צריך להיות הדרך הראשית לפנות אליכם באתר, וכל הכפתורים בעמוד צריכים להוביל אליו.

3.איך זה בנוי: חמישה חלקים

מאחורי ההודעה יש תרחיש אחד בכלי אוטומציה. ב-eDigi הכלי הוא Make: הוא מחבר בין שירותים, וכשקורה משהו באחד מהם, הוא מפעיל פעולה באחר. כך זה נראה בעסק שלכם:

1. הטופס באתר שולח את התשובות לתרחיש, דרך כתובת קבועה (webhook).
2. התשובות נרשמות בשורה חדשה בגיליון, והמספר נשמר ברשימת הפניות. כך העוזר בוואטסאפ יודע שמדובר במי שמילא שאלון.
3. אתם מקבלים התראה בוואטסאפ: פנייה חדשה נכנסה.
4. מי שמילא מקבל מייל אישור מתבנית קבועה, עם השם שלו, והודעת פתיחה בוואטסאפ.
5. כשהוא עונה להודעה, העוזר בוואטסאפ עונה לו. בבדיקות על המערכת של eDigi התשובה יצאה אחרי 4 עד 6 שניות.

4.מה כתוב בהודעה הראשונה

ההודעה הראשונה היא הרגע שבו מי שפנה מבין שמישהו קיבל אותו. במערכת של eDigi היא בנויה כך: פנייה בשם, משפט אחד שאומר מי כותב (העוזר הדיגיטלי של העסק), מה הוא מילא בשאלון (העסק שלו והיעד שבחר), הצעה אחת, ושאלה אחת בסוף: ״לשלוח לך קישור ליומן?״

מה שעובד בה: היא חוזרת על מה שהוא כתב, ולכן היא לא נקראת כמו הודעה כללית. ויש בה שאלה אחת שקל לענות עליה, לא רשימה של אפשרויות.

ההודעה לא מבטיחה מחיר ולא תנאים, ואת הנוסח אתם מאשרים לפני שהמערכת עולה. אם תרצו לנסח הודעה כזאת לבד, אפשר להתחיל מהבקשה הזאת:

5.מה קורה אחרי ההודעה

ההודעה הראשונה פותחת שיחה. מכאן יש שלוש דרכים, ולכל אחת גבול ברור:

1. הוא עונה ושואל משהו. לפי ההסכם של eDigi, העוזר עונה רק לפי מסמך ידע שאתם מאשרים, ועובר 20 שיחות בדיקה לפני שהוא עולה.
2. הוא רוצה לקבוע שיחה. הוא מקבל קישור ליומן שלכם, ובוחר לבד שעה מתוך השעות שפתחתם.
3. הוא לא עונה. אם הוא סימן בשאלון שהוא מסכים לקבל הודעות, הוא מקבל תזכורת. בלי הסכמה אין תזכורות. התזכורות יוצאות בימים ראשון עד חמישי בין 09:00 ל-21:00, בשישי עד 14:00, ואף פעם לא בשבת. מי שעונה שהוא לא מעוניין יוצא מהתזכורות.

6.איך בודקים את המערכת לפני שהיא פוגשת לקוחות

מערכת כזאת נבדקת כמו שלקוח פוגש אותה: מטלפון, מההתחלה ועד הסוף. המערכת של eDigi נבדקה כך פעמיים לפני הריל, ובשתי הפעמים ההודעה נשלחה בזמן דומה.

1. ממלאים את השאלון באתר ממספר בדיקה, לא מהמספר של העסק.
2. רושמים את שעת הלחיצה על ״שליחה״, ובודקים מתי ההודעה נכנסה. את הזמן המדויק לוקחים מיומן הריצות של כלי האוטומציה ושל ספק הוואטסאפ, לא מהעין.
3. קוראים את ההודעה כמו לקוח: השם נכון? מה שכתבתם בטופס מופיע נכון? יש שאלה אחת ברורה?
4. בודקים שגם אתם קיבלתם את ההתראה על פנייה חדשה.
5. ממלאים פעם אחת בלי לסמן הסכמה לקבלת הודעות, ובודקים שלא יוצאות תזכורות.
6. עונים להודעה ובודקים שהעוזר עונה, ושהוא לא ממציא מחיר או תנאי.

שאלות נפוצות